Robotic process automation die écht werk uit handen neemt

Wat is robotic process automation nu eigenlijk

Robotic process automation, vaak afgekort tot RPA, is software die menselijke handelingen op je scherm nadoet. Denk aan inloggen, formulieren invullen, gegevens kopiëren tussen systemen of standaard mails versturen. In plaats van dat een medewerker dit elke dag tientallen keren doet, laat je een digitale robot hetzelfde klusje uitvoeren. Belangrijk om te weten, robotic process automation is geen fysieke robot op de werkvloer. Het zijn software robots die op de achtergrond draaien op een server of werkstation. Ze volgen duidelijke regels en stappen, precies zoals jij ze hebt bedacht. Daardoor is robotic process automation ideaal voor terugkerende, regelgedreven taken waar weinig denkwerk bij komt kijken. Typische voorbeelden zijn factuurverwerking, orderinvoer, contractcontrole, rapportages genereren of klantgegevens bijwerken in verschillende applicaties. Overal waar veel wordt geklikt, gekopieerd en geplakt, daar voelt robotic process automation zich thuis.

Waarom robotic process automation juist nu interessant is

De meeste organisaties zitten vol met half geautomatiseerde processen. Er is een CRM, een ERP, een boekhoudpakket, misschien nog een klantportaal en een paar Excel bestanden die eigenlijk veel te belangrijk zijn. Daartussenin gebeurt nog heel veel handwerk. Eerlijk gezegd, meer dan iemand hardop toegeeft. Robotic process automation is een handige tussenlaag. Je hoeft je hele IT landschap niet meteen te vervangen. In plaats daarvan laat je software robots de gaten vullen tussen systemen. Ze verbinden applicaties die niet vanzelf met elkaar praten en vangen taken op waar maatwerkintegraties te duur of te traag voor zijn. Daar komt bij, personeel is schaars. De tijd van eindeloos extra mensen aannemen voor repetitief werk is wel voorbij. Met robotic process automation ontlast je je team, verlaag je werkdruk en verklein je de kans dat belangrijke stappen worden overgeslagen omdat iemand het te druk heeft. En ja, het is ook gewoon fijn als medewerkers niet meer de hele dag hetzelfde doen. RPA haalt de sleur eruit, zodat mensen zich kunnen richten op klanten, uitzonderingen en verbetering.

Waar kun je robotic process automation voor inzetten

Robotic process automation is verrassend breed toepasbaar. Een paar veelvoorkomende scenario's die wij bij klanten zien:

• Automatiseren van order en factuurverwerking
• Koppelen van oude systemen via robots in plaats van dure integraties
• Updaten van klantgegevens in meerdere applicaties tegelijk
• Controleren van contracten, tarieven en voorwaarden op afwijkingen
• Periodiek genereren en versturen van rapportages of overzichten

Onze aanpak voor robotic process automation

Weet je wat vaak misgaat bij robotic process automation projecten? Er wordt te groot gestart, met te weinig grip. Wij draaien dat om. We beginnen klein, tonen snel resultaat en bouwen van daaruit verder.

Wat kost robotic process automation

De kosten van robotic process automation hangen sterk af van drie zaken, de complexiteit van het proces, het aantal systemen dat de robot moet bedienen en de eisen rondom security en compliance. Toch kunnen we wel een richting geven. Voor een eenvoudige RPA robot, bijvoorbeeld het automatisch verwerken van inkomende facturen of het vullen van een rapportage vanuit één bronsysteem, starten trajecten vaak rond enkele duizenden euro's voor ontwerp, bouw en implementatie. Complexere scenario's met meerdere applicaties, uitzonderingsafhandeling en uitgebreide logging liggen hoger. Belangrijker dan de investering is de terugverdientijd. Een goede robotic process automation case verdient zich soms binnen maanden terug. Denk aan tientallen uren per week die vrijkomen, minder fouten die worden hersteld en minder stress rondom deadlines. In onze trajecten rekenen we dit vooraf door zodat je helder ziet waar je aan toe bent. Geen verrassingen achteraf.

Veelgemaakte fouten bij robotic process automation

Robotic process automation klinkt verleidelijk, maar het kan ook tegenvallen als je er onvoorbereid instapt. Veel gehoorde missers, een te groot project in één keer starten, zonder duidelijke scope. Geen proceseigenaar aanwijzen die beslissingen neemt. Processen automatiseren die eigenlijk eerst gestroomlijnd moeten worden. En vooral, robots bouwen zonder goede monitoring en beheer, waardoor kleine issues onopgemerkt blijven. Wij pakken robotic process automation daarom altijd gecombineerd op met procesverbetering. We kijken kritisch mee, is dit proces wel logisch, moeten alle stappen echt, welke uitzonderingen komen voor. Soms adviseren we eerst het proces te vereenvoudigen en pas daarna te automatiseren. Dat voelt misschien als vertraging, maar in praktijk levert het meer op. Daarnaast zorgen we voor een reëel verwachtingspatroon. Robotic process automation is sterk in regelmatige, voorspelbare taken. Voor creatieve, menselijke afwegingen blijft je team onmisbaar. De kracht zit juist in de mix, robots die het repetitieve werk doen en mensen die de nuance en klantrelatie bewaken.

Interne links en vervolgstappen

Robotic process automation staat nooit op zichzelf. Vaak combineren we het met maatwerksoftware of integraties. Ben je benieuwd hoe wij software ontwikkeling aanpakken, bekijk dan ook onze pagina over software laten ontwikkelen. Wil je weten hoe we processen breder digitaliseren, kijk dan bij onze cases en bij digitale strategie. Zo krijg je een compleet beeld van hoe robotic process automation in jouw digitale landschap past. Twijfel je nog of robotic process automation wel bij jouw organisatie past, dan is een korte sparsessie vaak de snelste route. In een half uur lopen we samen door je processen, schetsen we mogelijke RPA kansen en krijg je een eerlijke inschatting van haalbaarheid en investering. Zonder kleine lettertjes.